-
- bästa praxis för eposthantering
- Postad av: Ulf Friberg
- E-post är en vanlig form av kommunikation, och riktigt brevlåda förvaltning behövs för att skydda de uppgifter som erhållits. Används för både affärs-och personlig korrespondens, gör e-post för snabb utbyte av information. Hålla denna information säkert och förenkla den e-upplevelse genom att göra tid för grundläggande brevlåda förvaltning.
Stoppa virus
Håll antivirus-och säkerhetsprogram uppdateras. Många virus tas emot via e-post, och nya virus släpps regelbundet. Out-of-date programvara lämnar datorn och data i riskzonen. Kontrollera spam
Stoppa skräppost innan den når din inkorg. De flesta e-postleverantörer erbjuder någon form av spam filtrering som automatiskt flyttar misstänker meddelanden i en separat spam eller karantän mapp. Undersök skräppostmappen innehåll regelbundet för att säkerställa inga meddelanden har kategoriserats felaktigt. Granska inställningar för skräppostfiltret ofta de kan ändras utan förvarning. Tänk inget filter är perfekt och en del spam kommer att finna sin väg in i inkorgen. Organisera
Läs varje meddelande och avgöra om det kan raderas direkt. Dröjsmål besvara lätt att svara på meddelanden. Flagga de som kräver svar som inte kan hanteras vid den tiden, och placera dessa meddelanden i märkta mappar i din postlåda för att hindra dem från att gå vilse. Även fil meddelanden som kräver inga svar men innehåller användbar eller önskad information. Ett exempel på detta e-posthantering bästa praxis är att lämna all betalning mottagen anmälan meddelanden i en mapp märkt Betalning bekräftelser. Hantera bifogade filer
Spara alla nödvändiga bilagor till en viss plats på datorns hårddisk. Den här e-förvaltning bästa praxis kommer att se till att du vet var filen ligger och minska storleken på din brevlåda. Spara bifogade filer utanför din brevlåda också ger skydd mot förlust av data till följd av oavsiktlig radering meddelande. Permanent radera
på delete-knappen är ett viktigt mail verktyg. En bästa praxis är att ta bort ett meddelande som inte längre behövs. Ta bort dubbletter också rekommenderas. Glöm inte att ta bort meddelanden från mappen Skickat. Tänk på att objekt skickas till Borttaget eller papperskorgen raderas inte omedelbart. Ofta är dessa meddelanden finns kvar i en månad eller längre. Manuellt ta bort innehållet i dessa mappar ser meddelanden permanent tas bort. En annan metod är att ställa den mapp att automatiskt ta bort innehållet när e-program stängs, men detta beror på vilket program som används och får inte vara ett alternativ för alla.
Relaterade artiklar
Hur upptäcker jag Computrace på en Lenovo laptop?
hur till återvinna skadade PST-filer
Hur skapar jag upp och tjäna pengar med PDF-filer?
Hur man delar en fjärrskrivbordssession
hur man bränner nero bilder till flash-enheter
hur man ska lösa en version konflikt
hur man mjukar upp huden i Photoshop
hur man använder en bärbar dator till en monitor av KVM-switch
Hur får jag bort ett snabbmeddelande virus?
Hur man laddar ner kontoret för XP